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2007年4月の記事

2007年4月29日 (日)

データを守る(バックアップのタイミング)

みなさんはどのようなものをバックアップされますか? ダウンロードしたソフト、メールのアドレス、重要な受信メール・発信メール、ホームページを見てのお気に入り登録のリスト、自分でこしらえたWord・Excelの文書、写真、絵画などなどだと思います。

一度バックアップしておけばよいもの、年に一度、半年に一度のものなどいろいろです。 仕事でパソコンを使っている人は毎月、いや毎日バックアップをしておく必要があるでしょう。バックアップの装置にも、USBメモリー、CD、DVD、Mo、HDDなどいろいろとありますが、バックアップの頻度、バックアップの方法によって選ばれます。

写真やWord・Excel・絵画の作品などは、年月別にフォルダなどを作り、年次別にバックアップできますので、CDやDVDなどに、それぞれのディスクに年次・内容などを記入しておいて保管すると分かりよいです。 それ以外のものは、どんどんと随時データが追加されるので、前回どこまでバックアップしたのか区切りが分かりません。 そのようなもののバックアップは、USBメモリー、HDD(外付けハードディスク・1万円内外から)などがよいでしょう。 アドレス帳のバックアップ、お気に入りのバックアップなどとフォルダをつくっておいて、それごと(ひとまとめにしておけると尚よい)バックアップ投入することになります。

前々回メールのバックアップについて説明しましたが、ホームページのバックアップ、お気に入りのバックアップについてはまだでした。 以下に説明します。 その方法は、InternetExplorerを起動し、メニューの「ファイル」→「インポートおよびエクスポート」→「次へ」→「実行する操作を選択してください:お気に入りのエクスポート」→マイドキュメントなどにバックアップファイルをつくっておき→「完了」 で可能です。 折角勉強してきたリストです。 大切にしましょう。

つぎに業務でパソコンを使用しているひとへのアドバイスですが、毎日毎日フォルダを選んでのバックアップは大変です。 自動的にバックアップできないものかですが、そのようなソフトが売られています。また、WindowXPにも必要最小限の機能をもったものがあります。 それでの方法は、「スタート」から「すべてのプログラム」→「アクセサリ」→「システムツール」→「バックアップ」でできます。 そこからウィザード形式になっており、バックアップの種類、バックアップ元、保存先などを設定します。頻度や時間を設定して、定期的に自動バックアップをする設定ができます。

バックアップは単に重要なデータやファイルの消失を予防するだけのものでなく、増えすぎたデータの保管や整理にも役立ちます。 また人から大きなデータを譲り受けるようなときにも使用できます。一度考えてごらんになってください。

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2007年4月22日 (日)

データを守る(フォルダの作成は10位まで)

 今回は前回に引き続き、フォルダの作成管理についてです。 

 フォルダの作成はWordやExcelなどで「名前をつけて保存」のときに、「新しいフォルダの作成」のボタンを押して作ることができます。 マイドキュメント内にフォルダの数は10個以内に止めましょう。 それ以上になる場合は、フォルダの名前の頭に「00~」「01~」「02~」と番号をつけて、フォルダを順序良く並べるようにしましょう。 番号を付けますと、フォルダがその番号順に並び、見やすくなります。 

 ファイルの数も同様です。 ひとつのウィンドウの中に(ひとつのフォルダの中に)、ファイルが10以上にならないようにすると、後で探しやすいです。または同様に頭にNoをつけることをお薦めします。 数がそれ以上になるようでしたら、フォルダの下にフォルダを作ります。 「名前を付けて保存」の画面で、フォルダを作ったり、フォルダの名前を変えたり、ファイルをフォルダ内へ移したりすることができますので、気づいたときにファイルを整理するようにしてください。

 フォルダの中にフォルダをと作っていきますと、フォルダの入れ子になり、どこのフォルダを開いているのか、どこのフォルダにしまったのか分からなくなってしまう恐れがあります。 このような場合、入れ子を分かりやすく整理する必要があります。 現在の入れ子がどのような状態になっているかを見るのには、次のようにしてください。

 フォルダの入れ子状態を調べたり、フォルダの名前の変更、フォルダの入れ子位置の変更をするのには、「スタート」ボタンの上で右クリックをします。 「エクスプローラ」とのメニューがありますので、それをクリックください。 開かれた「エクスプローラ」の画面の左側にフォルダが並び、右側にクリック選択したフォルダの中身(ファイル)が示されます。 この左側のフォルダ一覧の中より、「マイドキュメント」のフォルダを探し、「マイドキュメント」のフォルダの左側にある「+」の部分をクリックします。 次々「+」の部分をクリックしますと、クリックしたフォルダの内訳フォルダが示されます。 その操作により、入れ子状態を確認するとこができます。

 保管したファイルがどうしても見つからなくなった場合の探し方についてお話しましょう。 整理していないと、探すこと多いかと思います。 そのときのための方法です。

 「スタート」ボタンより「検索」を選び、「ファイルとフォルダすべて」をクリックします。 そちらで「ファイル名の全てまたは一部」を入力すると、探したいファイルを見つけ出すことができます。 もしも、そのファイル名が不確かならば、その画面で「いつ変更されましたか?」をクリックして1週間以内などと入力しますと、最近扱ったファイルが表示されますので、見つかると思います。 この「検索」作業、あるいは入れ子フォルダの作り変えなどが起こらないよう、分かりやすい名前のフォルダをつけていくよう、考えていってください。

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2007年4月16日 (月)

データを守る(フォルダを作成し見付け易く)

今日は普段みなさんがWordやExcelなどでなさっている「名前をつけて保存」の操作のときの要領です。 保存の仕方がまずいと、折角作成したものが見つからなくなってしまいます。いつもきちんと整理して行くよう心がけましょう。 今日は、バックアップ以前のデータの保守の問題としてデータの整理を取り上げます。

みなさんがファイルを保存するとき、「ファイルの保存先」はマイドキュメントか、デスクトップか、或いはマイピクチャーでしょう。 まず、この使い分けを決めておかれるとよいでしょう。 マイピクチャーは写真ですとか、絵画などの保存をするところ、マイドキュメントはWordやExcelで作成した文書(完成したもの)を保管しておくところ、デスクトップはホームページやEメール、或いはWordやExcel文書作成時の素材であるとか中途段階のものなどを一時的においておくときに使うとよろしいでしょう。 デスクトップには予め、「一時ファイル」「ダウンロードファイル」などと名前をつけたフォルダを作っておき、デスクトップに直接保存するのではなく、デスクトップにあるそれらのフォルダに保存するようにしましょう。 その「一時ファイル」には、1ヵ月後には削除してもよいようなファイルを保存する場所に、「ダウンロードファイル」にはホームページからダウンロードした資料ですとか、プログラム、或いは外からコピーした資料などなどを入れておくのに使うのです。 ダウンロードのフォルダの中にはもう1段階フォルダを作って小分けしておかれるとよろしいでしょう。

マイドキュメントの中も長い間ただ保存をしていくだけですと、ごちゃごちゃになって探すのが大変になってきます。 マイドキュメントの中へも小分けのフォルダを作っておいて、整理して保存するようにしてください。 フォルダの作り方は、「ファイル」→「名前をつけて保存」の実行時に、「名前をつけて保存」の小ウィンドウの右上に「新しいフォルダの作成」ボタンがありますのでそれをクリックしてください。 または大きな画面内の白いところで右クリックして「新規作成」→「フォルダ」のクリックでも作れます。 

上記で「新しいフォルダ」ができますので、それを右クリックして「名前の変更」からフォルダ名をつけて行きます。 そのフォルダの名前には、名前の頭に「01~」「02~」「03~」「04~」と半角で番号をつけることをお薦めします。 このようにしておきますとフォルダがいつでもマイドキュメントの最初のところに、番号順に並び、見付け易くなるからです。 (番号順に揃っていなければ、デスクトップからマイドキュメントを開き、マイドキュメントの中で右クリックして「アイコンの整列」→「名前」をクリックしてください)

マイドキュメントの中の整理は、ときどきの作業で整理するのでも構いません。 フォルダを階層で作成して、ご自分で作成した資料を大切に保存、いつでも取り出せるようにしておくことをお薦めします。

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2007年4月 8日 (日)

データを守る(USBメモリーへメールをバックアップ)

今回はパソコンのセキュリティキーとしても重宝はUSBメモリーと メールデータのバックアップについてお話します。 

USBメモリーは正式には、「USBフラッシュメモリーといいます。 容量は32MBから1GB以上のものまであり、フロッピーディスクやMoディスクに代わる手軽な記憶媒体として注目されています。 価格は256MBが約4000円、1GBが約1万3千円です。

 まず、USBメモリーの使い方ですが、USBメモリーは単にソケットに差し込んでマイコンピュータから開けば使用できます。 注意しなければならないことは、USBメモリーをパソコンから取り外すときです。 USBメモリーの取り付けは簡単でしたが、パソコンから取り外すときは、直接引き抜いてはいけません。 メモリーが壊れてしまう恐れがあります。 取り外すときの手順は、パソコン画面の右下に、タスクバーの右端に、「ハードウェアの安全な取り外し」とのボタンがあります。 このボタンをクリックして、「USB大容量記憶デバイス」をクリックしますと、「USBデバイスを安全に取り外すことができます」のメッセージが表示されます。 この最後のメッセージを確認してから、USBメモリーを引き抜くようにしてください。

では、どのようなもののバックアップをするかですが、まず思い当たるのがメールの手紙文の内容、アドレス帳などのバックアップでしょう。 これらのバックアップにUSBメモリーは手ごろな容量です。 つぎにその方法について説明します。

1:メールデータをUSBメモリーへバックアップする方法:

①OutlookExpressのメニュー:「ツール」→「オプション」→「メンテナンス」→「保存フォルダ」をクリックしますと、パソコン内でメールメッセージの保存してある場所がしめされます。 このアドレスを全てドラッグ反転させ、その反転の上で右クリックし「コピー」を押します。

②マイコンピュータを立ち上げ、上のアドレス(D)の四角の枠内を削除して、そこで右クリックし「貼り付け」をおします。 ①項でコピーしたアドレスが入ったならば、Enterキーを押します(または右端の移動のボタンを押します)。 全メールが表示されます。

③ここにある全てのファイルを、つぎにバックアップします。 「編集」→「すべて選択」→「編集」→「コピー」で、全てのメールメッセージデータをパソコンに覚えこませます。

④「マイコンピュータ」→「リムーバブルディスク」または「USBメモリー名」でメモリーを開き、バックアップするフォルダを作りましょう。 USBメモリーを開いたら、その中で右クリック→「新規作成」→「フォルダ」→「新しいフォルダ」の上で右クリックし「名前を変更」→「メール:年月日」として、バックアップフォルダを準備する。

⑤上記で作成したバックアップフォルダを開いて、その中で右クリック→「貼り付け」をおしますと、③で選択したメッセージが全て貼り付けられます。 バックアップ完了です。

万一パソコンが壊れ、このバックアップを復帰させることになれば、この「コピー」や「貼る付け」の作業を逆ルートですることになります。

2:メールのアドレス帳をUSBメモリーへバックアップ:

①OutlookExpressのメニュー「ファイル」→「エクスポート」→「アドレス帳」→「テキストファイル(CSV)」を選択→「エクスポート」を押します。

②ファイル名を投入するウィンドウが開きますので、そこで「参照」のボタンを押して、「マイコンピュータ」→「リムーバブルディスク」または「USBメモリー名」でUSBを開き、そこに1:④と同じ方法でアドレス帳のフォルダをつくります。 そのアドレス帳を開いてファイル名を投入し「保存」→「つぎへ」を押します。

万一パソコンが壊れ、このバックアップを利用することになれば、OutlookExpressのファイルから「インポート」をクリックして、この保存ファイルを指定して、復帰させます。

以上、メールの場合で、USBメモリーへのバックアップの説明をしましたが、写真その他も同じように、フォルダをつくりバックアップしていくとよろしいでしょう。 CD、DVDへも同じようにバックアップできますが、その場合はパソコン側でバックアップのフォルダを準備してそれを書き込むことになります。 その点、USBメモリーは簡単ですので活用してください。

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2007年4月 2日 (月)

データを守る(ころばぬ先のバックアップ)

今月はデータの保守関係、 保存・バックアップ・データの復元・記録忘れの防止などなどについてお話します。 朝日新聞「てくの生活入門」・日本経済新聞「お助け得急便」を参考にしています。初回の今日は「ころばぬ先の杖、バックアップ」についてです。

 パソコンのハードディスクには、大切な作成ファイルのデータや購入ソフトのプログラムなどが保存されています。 ハードディスクが壊れたり、パソコンが故障してしまうと、そのハードディスクのデータを取り出すことができなくなってしまいます。 パソコン動作に不具合があったり、ハードディスクに異常音が出たりの異常がみられたら、急いで、データをバックアップしておきましょう。 異常がでる前からバックアップを習慣づけられれば、ベストです。

 パソコンが起動できなくなって、データのバックアップもしてなければ、そのデータはお釈迦です。 どうしても復旧しなければということであれば、専門業者にデータ復旧を以来することになりますが、その費用は30万円~40万円掛かります。 ですので、大切なデータは常日頃からバックアップしておくよう心がけてください。 

 バックアップ装置の種類と特徴を次記します。

①フロッピーディスク(略称FD・1.4MB):
  使いやすいが、容量がない。

②USBメモリー(32~512MB):
  接続しやすく、持ち運びに便利。
  PC旧機種での可否は、USBメモリーの種類が関係。

③CD-RW(700MB・FD容量の500倍):
  文書や写真などを、まとめてのバックアップに使える。

④DVD-RW(4.7GB・FD容量の3200倍):
  大容量映像データのバックアップも可能。
  定期的なバックアップができる。

⑤外付けハードディスク(40~250GB):
  内蔵ハードディスクと同様に、書き込み使用もOK。
  これも回転体なので、これからのバックアップも欲しいです。

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