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2006年11月の記事

2006年11月29日 (水)

仕事を制覇するメール術

さて今回は、仕事に役立つメール術です。 件名の書き方、文章の書き方に一味つけましょう。

1:件名は相手が直ぐに動けるよう分かりよく:  多忙な人はメールを受け取ると、件名によって見る優先順位を決めます。また処理の速度も、件名によって変わり得ます。 能動的になるような件名がよいのですが、一風変わった件名も覚えられやすいです。 件名に相手の名前を入れるのも、インパクトがあります。「山田さん、また助けてください!!」などの件名は如何でしょう。

2:結びも「お願い」だけでは寂しい:  (追伸)を遊び心をもって使うとよい。 「○○さん、また行きましょう」「○○さん、流石先生、感心いたしました」などなど如何でしょう。

3:メールの雰囲気をカッコよく、柔らかに:  カタカナを使うと滑稽で柔らかな文章になる。 「ヨロシク お願いしますネ」「ホントに 有難う」、また、相手に注意をしたりするとき、「ちょっと、スローでしたね」などと英語を使うのも一法です。

4;激怒した相手をなだめるには:  メールは感情の表現が難しいので、よく相手に誤解されてしまうことがあります。相手を激怒させてしまうことがよくあります。 そんなときは、直ぐに謝り、「メールは誤解を起こしやすく困りますね」と一言追加しておくとよいです。

5;仕事に役に立つフレーズ:  ①面倒な要求ばかりしてくるひとに対して←「侍のような方ですね」と皮肉をいう ・ ②しょげている友を勇気付ける←「笑う角には福来る」・四文字熟語は効果があります ・ ③しつこく酒をさそってくる相手には←「男より、今は仕事を大切にしたい」などと遠まわしに断る ・ 比喩をつかったり、縁語をつかったり、直接的にメールしないのがコツ。

2006年11月13日 (月)

心のかよったメールを書こう

今月はメールでのエチケット、メールの活用などについてお話をします。 今日は相手の心をつかむメール術についてです。

1:メールのネチケットで最も重要なことは、メールを受けたなら直ぐに返信をすることですが、発信者はその返信メールを受けた際に、もう一度メールを打つことが大切です。 素早い返答へ「感激」「感謝」「喜び」を表すことがよいのです。 

2:メール文で好意を相手に伝えるには、丁寧な言葉遣いで、オーバーな表現をすることです。 過剰にアピールしないと、相手に伝わりません、

3:メール文には定型的なあいさつ文は要りません。メール文は5~6行、長くても10行ほどに収めるようにしましょう。 携帯メールのひとへも送れますし、内容がよく伝わります。

4:インターネットでメール文をやり取りすると、どうしても堅苦しくなってしまいますので、「~ね」「~よ」などの語りかけを使うなどして、くだけた文章にするとよいのです。

5:多少誇張気味に表現すると、相手も読むのが楽になります。比喩を使うとインパクトがつよくなるのです。

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